Designer nicht in der KSK? Warum ich die Künstlersozialabgabe trotzdem prüfen würde
Ein Designer schreibt auf Nachfrage, dass er nicht über die Künstlersozialkasse versichert ist. Damit würde ich die Rechnung noch nicht als abgabefrei ablegen. Für die Kostenplanung im Unternehmen kommt es auf mehr an als auf die persönliche Versicherung des Auftragnehmers.
Ich beginne mit zwei getrennten Fragen: Ist mein Unternehmen für den konkreten Zusammenhang abgabepflichtig? Und gehört das gezahlte Honorar zu den relevanten Entgelten? Die Antwort auf die Frage nach einer KSK-Mitgliedschaft ersetzt diese Prüfung nicht.
Die Mitgliedschaft ist kein allgemeiner Ausschalter
Auch Leistungen selbstständiger Künstler oder Publizisten, die nicht in der KSK versichert sind, können bei einem abgabepflichtigen Unternehmen in die Bemessung fallen. Der Satz „Ich bin kein KSK-Mitglied“ ist deshalb für sich keine belastbare Begründung, die Abgabe auszuschließen.
Umgekehrt mache ich daraus nicht die Behauptung, dass jede Rechnung mit dem Wort Design automatisch eine Abgabe auslöst. Die Voraussetzungen auf Unternehmensseite, die tatsächliche Leistung und die konkrete Vertragskonstellation müssen zusammenpassen. Eine Einzelfallprüfung bleibt nötig.
Meine Prüfung beginnt beim Auftrag
Was wurde wirklich beauftragt?
Ich lege Leistungsbeschreibung, Vertrag und Rechnung nebeneinander. Welche Arbeit wurde geliefert, wer war Vertragspartner und an wen ging das Geld? Eine grobe Buchungsbezeichnung wie Werbung beantwortet diese Fragen nicht zuverlässig.
Auch einen Handelsnamen würde ich nicht als Rechtsform lesen. Wenn die Einordnung unklar ist, lasse ich die Unterlagen fachlich prüfen. Ich versuche nicht, die Behandlung durch eine nachträglich passend klingende Rechnungsüberschrift zu verändern.
Welche Pflicht trifft das Unternehmen?
Danach kläre ich, ob das Unternehmen nach seiner Tätigkeit und der Art seiner Aufträge überhaupt abgabepflichtig ist. Ohne diese Stufe wäre eine Prozentrechnung nur scheinbar präzise. Einen bestimmten aktuellen Abgabesatz setze ich hier bewusst nicht als allgemeine Rechenregel für jeden Leser ein.
Für die laufende Planung möchte ich eine nachvollziehbare Einordnung mit Datum und den dazugehörigen Unterlagen. So muss die Buchhaltung dieselbe Grundfrage nicht bei jeder neuen Rechnung von vorn beantworten.
Gezahlte Honorare und offene Rechnungen getrennt führen
Bei einem abgabepflichtigen Unternehmen gehören die relevanten Zahlungen in eine fortlaufende Übersicht. Ich halte Empfänger, Leistungsbezug, Rechnung und Zahlung nachvollziehbar zusammen. Eine noch offene Rechnung und ein bereits gezahltes Honorar sind dabei unterschiedliche Bearbeitungsstände.
Die jährliche Entgeltmeldung betrifft die gezahlten Entgelte des Vorjahres und ist bis zum 31. März abzugeben. Daneben können laufende Vorauszahlungen die Liquidität beeinflussen. Den Jahrestermin würde ich daher nicht mit der einzigen möglichen Zahlung im Jahr gleichsetzen.
Ein Nachweis beantwortet immer nur seine eigene Frage
In meinem Firmenordner würde ich die begründete Abgabenprüfung bei den Auftragsunterlagen ablegen. Andere Sozialnachweise erfüllen einen anderen Zweck. Das zeige ich auch bei der einfachen und qualifizierten Unbedenklichkeitsbescheinigung: Ein vorhandenes Dokument sollte nicht mehr bestätigen müssen, als es tatsächlich aussagt.
Mein nächster Schritt wäre deshalb keine zusätzliche Bescheinigung über eine fehlende KSK-Mitgliedschaft. Ich würde einen ungeklärten Auftrag vollständig prüfen lassen, die Einordnung dokumentieren und mögliche zusätzliche Kosten im Zahlungsplan berücksichtigen. Erst dann ist für mich aus einer einzelnen Honorarrechnung eine ordentlich eingeplante Unternehmensausgabe geworden.