E-Rechnung aufbewahren: Was Unternehmer 2026 sichern müssen
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei, die mir per E-Mail geschickt wird. Für die Buchhaltung zählt der strukturierte Datenteil. Ich richte meinen Ablauf deshalb so ein, dass die erhaltene Rechnung im ursprünglichen elektronischen Format auffindbar und vor unbemerkten Änderungen geschützt bleibt.
Was ich bei einer E-Rechnung überhaupt aufbewahre
Für eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist der strukturierte Teil entscheidend. Bei einer reinen XML-Rechnung ist das die XML-Datei. Eine hybride Rechnung kann zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht enthalten. Ich prüfe, ob die PDF Informationen enthält, die im strukturierten Teil fehlen oder davon abweichen und für die Besteuerung relevant sind. Dann bewahre ich auch diese Informationen nachvollziehbar auf.
Ein Ausdruck auf Papier oder ein Screenshot ersetzt die elektronische Originaldatei nicht. Wenn eine Rechnung über ein Portal oder einen anderen digitalen Weg eingeht, sichere ich die empfangene Datei samt Zuordnung zum Geschäftsvorfall in meinem Buchführungsablauf. Ein E-Mail-Postfach allein mag für den technischen Empfang ausreichen; als dauerhafte Ablage sollte ich aber nicht darauf vertrauen, dass die Nachricht später immer leicht wiederzufinden ist.
Meine praktische Ablage in vier Schritten
- Originaldatei sichern: Ich speichere die XML- oder andere strukturierte Rechnungsdatei unverändert und nicht nur die Druckansicht.
- Bezug herstellen: Lieferant, Rechnungsdatum, Belegnummer und Zahlung werden so zugeordnet, dass ich den Geschäftsvorfall später wiederfinde.
- Lesbare Ansicht ergänzen: Bei einer hybriden Rechnung behalte ich die PDF-Ansicht, wenn sie zusätzliche oder abweichende steuerlich relevante Angaben enthält.
- Veränderungen nachvollziehbar machen: Korrekturen oder Umwandlungen überschreiben die Ursprungsdatei nicht stillschweigend. Ich halte fest, was wann ergänzt oder berichtigt wurde.
Der entscheidende Test ist einfach: Kann ich die Rechnung Jahre später im empfangenen Format wiedergeben und ihre Zuordnung erklären? Wenn dafür eine manuelle Suche in mehreren Postfächern nötig wäre, ist mein Ablageprozess noch nicht sauber genug.
Übergangsregeln zur Ausstellung ändern nichts am Empfang
Für Rechnungsaussteller gibt es zeitlich begrenzte Übergangsregeln. Sie sind aber kein Grund, den eigenen Rechnungseingang aufzuschieben: Seit 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Und wenn ich selbst noch eine sonstige Rechnung erhalte, gelten dafür weiterhin die normalen Aufbewahrungs- und Buchführungsanforderungen.
Ich trenne daher zwei Fragen: Darf mein Lieferant im konkreten Fall vorübergehend noch ein anderes Rechnungsformat verwenden? Und wie sichere ich das tatsächlich empfangene Dokument ordnungsgemäß? Die Übergangsbestimmungen beantworten nicht automatisch, wie meine Buchhaltungssoftware die Datei speichert.
So prüfe ich meinen Ablauf vor dem Jahreswechsel
Ich teste den Weg von der E-Mail oder dem Rechnungsportal bis zur Buchhaltung: Wird die XML-Datei wirklich mit archiviert? Kann ich sie einer Buchung zuordnen? Bleibt eine eventuell beigefügte PDF-Ansicht zusammen mit der strukturierten Rechnung erhalten? Und ist geregelt, wer eine korrigierte Rechnung ersetzt, ohne die erste Fassung unauffindbar zu machen?
Bei vielen Belegen oder unterschiedlichen Formaten lohnt sich eine Abstimmung mit der Steuerberatung und dem Softwareanbieter. Ich verlasse mich nicht allein auf den Dateinamen „E-Rechnung“ oder eine Vorschau im Programm. Ein kurzer Test mit einer XML- und, falls vorhanden, einer hybriden Rechnung zeigt oft, ob mein Prozess wirklich die Originaldaten sichert.