Weniger Papier, mehr Pflege – Wie ein Pflegedienst mit KfW-Kredit & Digitalisierungshilfe aufrüstete
Ich bin Alex – und diesmal geht’s um ein Unternehmen, das täglich Großes leistet, aber intern mit Zettelwirtschaft, Fahrerkollisionen und Excel-Tabellen kämpfte.
Die Pflegezeit Lichtenberg GmbH wollte raus aus dem organisatorischen Chaos und rein in einen effizienteren, moderneren Alltag.
🧾 Die Ausgangslage:
- 18 Klienten-Touren täglich
- Dokumentation handschriftlich → doppelte Arbeit
- Fahrzeugausfälle, weil Wartung nicht zentral geplant war
- kein Überblick über Echtzeit-Positionen oder Verspätungen
- Tourenplanung über Word (!)
- Wunsch: endlich mehr Zeit für Pflege, weniger für Koordination
🛠️ Der Modernisierungsplan:
- 4 neue Fahrzeuge (Leasing): ca. 84.000 € brutto
- mobile Dokumentation via Tablets + Pflegesoftware (Vivendi mobil): 18.500 €
- GPS-gestützte Tourenplanung inkl. Schulung: 8.900 €
- neue Serverstruktur + IT-Support: 11.200 €
- Mitarbeiter-Schulungen + Datenschutzberatung: 3.500 €
- Rücklage & Betriebsunterbrechungspuffer: 12.000 €
Gesamtbedarf: rund 138.000 €
💡 Die Finanzierung im Detail
1. KfW-Förderkredit (ERP-Kapital für KMU) – über die Hausbank
- Kreditsumme: 60.000 €
- Zinssatz: 2,2 % eff.
- Laufzeit: 10 Jahre, 2 tilgungsfrei
- verwendet für Software, Server, Schulung, Puffer
- Beantragung über Volksbank, inklusive IHK-Begleitung
💬 Der Geschäftsführer:
„Was lange wie ein Klotz wirkte, war rückblickend der Schlüssel zur echten Verbesserung.“
2. Leasingvertrag über lokalen Autohaus-Partner
- 4 Fahrzeuge, inkl. Winterreifen + Wartungsvertrag
- Laufzeit: 48 Monate
- Rate je Fahrzeug: 379 €/Monat
- Vorteile: kein Kapitalabfluss, steuerlich direkt ansetzbar
💡 Die Fahrzeuge sind klein, aber effizient – Renault Kangoo und Opel Combo mit Umrüstung auf Pflegetouren-Anforderungen.
3. Digitalprämie Berlin (Zuschuss)
- Förderung: bis zu 17.000 €
- Zweck: Digitalisierung interner Prozesse
- Antrag online, Nachweis über Angebot & Rechnung
- Auszahlung binnen 3 Monaten nach Projektstart
💡 Wurde komplett genutzt für Tablets, Softwarelizenzen und GPS-System.
📈 Ergebnis nach 6 Monaten:
- Tourenplanung: 40 % schneller
- 99 % weniger Terminüberlappungen
- digitale Dokumentation spart 3 Stunden täglich
- interne Kommunikation über Microsoft Teams eingeführt
- neue Touren konnten ohne zusätzliches Personal übernommen werden
- deutlich bessere Stimmung im Team – weniger Frust, mehr Zeit für echte Pflege
💳 Rückzahlung & Weiterentwicklung
- KfW-Kredit läuft stressfrei, Rückzahlung startet im nächsten Jahr
- Leasingraten fest im Kostenplan verankert
- Plan für zweite Digitalisierungsstufe (Online-Zugang für Angehörige)
✅ Digitalisierung rechnet sich – wenn die Finanzierung mitdenkt
- ✅ KfW-Kredit = langfristiger Rückenwind
- ✅ Landeszuschuss = gezielte Entlastung für Digitalprojekte
- ✅ Leasing = sofortige Einsatzfähigkeit ohne Kapitalbindung
- ✅ Ergebnis: mehr Qualität, weniger Chaos, stärkere Marktposition
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