Ich geb’s ehrlich zu: Früher hab ich meine Buchhaltung so gemacht wie viele Selbstständige – irgendwie.
Excel-Tabellen, Kontoauszüge als Screenshots, Quittungen im Schuhkarton.
Bis ich gemerkt hab: Das macht mich nicht nur langsam – sondern auch für jede Bank komplett unattraktiv.
Heute arbeite ich mit einem Set aus digitalen Tools, das mir in wenigen Klicks zeigt:
- Was hab ich im Monat verdient?
- Welche Kosten fressen mich auf?
- Was bleibt wirklich übrig – und wie sieht mein Cashflow aus?
Und das Beste: Ich kann mit diesen Zahlen überzeugend in jedes Kreditgespräch gehen.
Mein Setup: Diese Tools nutze ich – und warum
Nach mehreren Experimenten bin ich heute bei diesem Dreiklang gelandet:
1. sevDesk (oder alternativ: Lexoffice)
Meine zentrale Buchhaltung. Warum ich’s liebe?
- Automatischer Kontoabgleich
- Rechnungen schreiben mit einem Klick
- Zuweisung von Belegen per Drag & Drop
- Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt aus dem Tool
- DATEV-Export für den Steuerberater
Nice für Kreditgespräche: Ich kann dem Banker innerhalb von 2 Minuten einen Bericht ziehen mit:
„Monatliche Einnahmen, Ausgaben, Gewinn, Top-Kunden, Kostenverteilung.“
Das kommt extrem professionell rüber – besser als jede BWA aus der Steuerkanzlei.
2. Agicap (für Cashflow-Planung)
Hier plane ich meine Liquidität – also:
- Was kommt rein, wann?
- Was geht raus, wann?
- Wie sieht mein Kontostand in 2 Monaten aus?
Ich trage dort Fixkosten ein, plane variable Einnahmen nach Szenarien und sehe auf einen Blick:
Wo könnte es eng werden – und wie früh muss ich reagieren?
Für Kredite top: Ich häng oft eine Screenshot-Vorschau an – zeigt: Ich hab mein Business im Griff.
3. Excel/Google Sheets (für individuelle Simulationen)
Ja, ganz altmodisch. Aber perfekt, wenn ich „Was-wäre-wenn“-Szenarien durchspielen will:
- Was passiert bei 10 % Umsatzrückgang?
- Was bringt mir ein neuer Abo-Kunde über 12 Monate?
- Wie hoch darf meine Kreditrate maximal sein?
Ich bau mir dafür eigene einfache Templates – weil’s schnell geht und mir Sicherheit gibt.
Warum das auch Banken beeindruckt
Ich hatte mal einen Termin bei einer Förderbank – und als ich mein iPad aufgeklappt und eine aktuelle Liquiditätsplanung + Einnahmenentwicklung gezeigt hab, war der Berater sofort auf meiner Seite.
Zitat:
„So vorbereitet kommen hier die wenigsten rein.“
Und genau das ist der Punkt:
Mit klaren Zahlen – sauber visualisiert – hebst du dich ab. Du wirkst professionell. Und du bekommst bessere Konditionen.
Mein Workflow – damit’s nicht im Stress endet
Ich hab mir einen festen Finanz-Freitag eingerichtet:
- 15 Minuten pro Woche: Rechnungen prüfen, Belege zuordnen, Zahlungseingänge checken
- 1x im Monat: Liquiditätsvorschau aktualisieren, Auswertung exportieren
- 1x im Quartal: Szenarienplanung aktualisieren (z. B. für Kredit oder Expansion)
Klingt nach viel? Ist es nicht. Eine Stunde im Monat – dafür komplette finanzielle Kontrolle.
Digitale Tools sind kein Luxus – sie sind dein Wettbewerbsvorteil
Ich hab gelernt: Wer seine Zahlen kennt, kann besser entscheiden, souveräner verhandeln – und ruhiger schlafen.
Mit den richtigen Tools wirst du vom Zahlenopfer zum Finanzpiloten. Und das merken auch alle, die dir Geld geben sollen.