Ich geb’s ehrlich zu: Der Gedanke, jemanden einzustellen, hat mir lange richtig Schiss gemacht. Nicht, weil ich kein Vertrauen in andere hätte – sondern weil ich nicht wusste, ob ich mir das wirklich leisten kann.
Ein festes Gehalt, Sozialabgaben, Urlaub, Krankheit, Büroausstattung … da kommt einiges zusammen.
Aber ich wollte wachsen. Und ich wusste: Alleine komm ich irgendwann nicht mehr weiter.
Deshalb zeig ich dir heute, wie ich mein erstes Mitarbeitergehalt kalkuliert habe, worauf ich geachtet hab – und was ich beim nächsten Mal besser (oder genauso) machen würde.
Die Ausgangslage: Mehr Arbeit, weniger Fokus
Ich hatte zu dem Zeitpunkt schon mehrere Projekte gleichzeitig am Laufen – Kundenbetreuung, Buchhaltung, Angebotslegung, Websitepflege, Social Media, und dann auch noch Neukundenakquise.
Das hat sich gerächt:
- Ich hab Aufträge verschoben
- Rechnungen zu spät geschrieben
- Bei Kundenanfragen oft zu spät reagiert
Und irgendwann war klar: Ich brauch Hilfe – vor allem im Backoffice. Aber eben nicht auf Kosten meiner Existenz.
So hab ich das Gehalt kalkuliert – Schritt für Schritt
1. Bedarf analysieren
Ich hab zuerst geschaut: Welche Aufgaben könnte jemand übernehmen?
- E-Mails sortieren & beantworten
- Rechnungen schreiben
- Termine koordinieren
- einfache Recherchen
- Pflege von Online-Tools
Ich wusste: Das ist kein Vollzeitjob. Also hab ich von Anfang an mit einer Teilzeitkraft auf 20 Stunden/Woche gerechnet.
2. Bruttogehalt definiert
Ich wollte fair zahlen, aber auch realistisch bleiben.
Nach etwas Recherche und Gesprächen im Netzwerk hab ich mich entschieden für:
👉 2.200 € brutto / Monat bei 20 Std./Woche
Das liegt über Mindestlohn, aber unter Tarif – und war für den Aufgabenbereich absolut gerechtfertigt.
3. Gesamtkosten für mich als Arbeitgeber
Viele vergessen das: Das Bruttogehalt ist nicht das, was dich als Unternehmer wirklich kostet.
Ich hab grob gerechnet:
- 2.200 € brutto
- ca. 400–500 € Sozialabgaben Arbeitgeberanteil
- Versicherung (BG, ggf. Zusatzleistungen)
- Hardware (Laptop, Bildschirm, Headset)
- Softwarezugänge
In Summe: ca. 2.800–3.000 € pro Monat
Das war meine Benchmark. Und damit bin ich in die Budgetplanung gegangen.
Woher kommt das Geld? Liquiditätscheck
Ich hab mir dann ehrlich die Frage gestellt:
Kann ich diese Kosten über mindestens 12 Monate hinweg tragen – auch, wenn’s mal schlechter läuft?
Meine Antwort war: Ja, mit Einschränkungen.
Ich hab dann:
- meinen Unternehmerlohn leicht reduziert
- weniger Marketing-Budget eingeplant
- einen kleinen Puffer aus Rücklagen genommen
- mit einem Förderprogramm kombiniert (dazu gleich mehr)
Förderprogramme nutzen – mein echter Gamechanger
Was mir am meisten geholfen hat: Ich hab mich beim Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit beraten lassen.
Und siehe da: Es gibt richtig gute Förderungen für die Einstellung von Arbeitslosen oder Berufsrückkehrern.
In meinem Fall: 50 % Lohnkostenzuschuss für die ersten 6 Monate
Dadurch konnte ich viel entspannter starten – und mein erster Mitarbeiter bekam einen fairen Vertrag.
Mitarbeiter einstellen ist kein Risiko – wenn man’s richtig vorbereitet
Ich hätte es früher machen sollen – ganz ehrlich.
Heute hab ich nicht nur mehr Kapazitäten, sondern auch mehr Klarheit im Kopf.
Ich kann mich wieder auf das konzentrieren, was ich am besten kann – und die anderen Aufgaben sind in guten Händen.
Wenn du gerade überlegst, ob du jemanden einstellen sollst – sprich mich gerne an. Ich zeig dir, wie ich’s gerechnet hab – und was ich beim nächsten Mal anders machen würde.