Die Döner-Preisbremse für mein Team: Wie ich mit Hrmony jedem Mitarbeiter 100 € extra fürs Essen schenke

Es ist 12:30 Uhr in der Agentur. Die Mägen knurren.
Früher sind wir alle zusammen zum Döner-Mann um die Ecke gegangen. Da kostete der Döner noch 4,50 Euro. Heute? 7,50 Euro. Mit Getränk bist du schnell bei 10 Euro für ein schnelles Mittagessen.
Im Monat sind das 200 Euro, die meine Mitarbeiter nur verfuttern, um satt zu werden.Nachdem ich die 50-Euro-Edenred-Karte eingeführt hatte (siehe letzter Artikel), kam einer meiner Entwickler und meinte:
„Alex, das ist super. Aber können wir nicht noch was am Essensgeld drehen? Mein Kumpel bei Konzern XY kriegt Essensschecks.“

Ich kannte diese Schecks noch von früher. Papier-Zettel, die man an der Kasse wie Falschgeld rüberreicht, und die Kassiererin rollt mit den Augen. Darauf hatte ich keine Lust.Aber es gibt das Ganze jetzt in „Modern“.
Es nennt sich Digitale Essensmarken.
Ich nutze dafür Hrmony. Das ist quasi ein Steuer-Hack, der das Mittagessen vom Staat subventionieren lässt.

Das Prinzip: Der Staat isst mit (und zahlt)

Der deutsche Steuer-Dschungel hat eine Nische für uns gelassen: Den Verpflegungszuschuss.

Stand 2025 darf ich als Arbeitgeber jedem Mitarbeiter pro Arbeitstag (max. 15 Tage im Monat) einen Zuschuss zum Mittagessen geben.

Der Wert setzt sich zusammen aus einem steuerfreien Teil und einem pauschalversteuerten Teil.

Aktuell sind das in Summe 7,23 Euro pro Tag (der Wert wird jährlich leicht angepasst).

Rechnen wir mal:

15 Tage x 7,23 € = 108,45 Euro.

Das sind über 100 Euro im Monat, die der Mitarbeiter für Essen ausgeben kann, ohne dass Lohnsteuer oder Sozialabgaben anfallen (bzw. ich übernehme eine winzige Pauschalsteuer, die kaum wehtut).

Hrmony: Essen, Knipsen, Geld zurück

Der Unterschied zu den alten Papier-Gutscheinen ist der Prozess.

Bei Hrmony muss ich keine Gutscheine verteilen. Es läuft über eine App.

So sieht der Alltag von meinem Mitarbeiter Tim aus:

1. Tim geht mittags zum Döner, zum Italiener oder in den Supermarkt (Rewe/Edeka) und holt sich einen Salat.
2. Er bezahlt ganz normal mit seinem privaten Geld (bar oder Karte).
3. Er nimmt den Kassenbon.
4. Er öffnet die Hrmony App, fotografiert den Bon. Fertig.

Was passiert im Hintergrund?

Hrmony prüft den Beleg (KI und Menschen). Ist es Essen? Ist es ein Arbeitstag? Passt der Betrag?

Am Monatsende bekomme ich als Chef eine fertige Export-Datei für die Lohnbuchhaltung (DATEV).

Darin steht: „Tim hat für 108 Euro gegessen. Bitte überweise ihm 108 Euro netto extra mit dem nächsten Gehalt.“

Das Geniale: Tim kriegt das Geld bar aufs Konto erstattet. Er muss es nicht auf einer Karte ausgeben. Er legt es aus und kriegt es steuerfrei zurück.

Supermarkt oder Restaurant? Egal!

Das ist der größte Vorteil gegenüber Kantinen oder Restaurant-Gutscheinen.

Hrmony akzeptiert fast jeden Beleg, auf dem Lebensmittel stehen.

• Der Döner an der Bude.
• Das Sushi-Restaurant.
• Der Einkauf bei Aldi (Brötchen, Wurst, Apfel).
• Der Lieferdienst (Lieferando).

Das ist gerade für Mitarbeiter im Homeoffice Gold wert. Die können sich im Supermarkt Zutaten kaufen, kochen zu Hause und reichen den Supermarkt-Bon ein. Das Finanzamt akzeptiert das (dank Hrmony-Prüfung).

Der Haken: Was kostet mich das als Chef?

Natürlich will Hrmony Gebühren sehen.

Man zahlt pro Mitarbeiter einen monatlichen Betrag (meist zwischen 5 und 10 Euro, je nach Teamgröße).

Aber auch hier gilt wieder meine Lieblingsrechnung:

Um Tim 100 Euro netto mehr Gehalt zu zahlen, müsste ich brutto ca. 200 Euro aufwenden (inkl. AG-Anteile).

Mit Hrmony zahle ich 108 Euro an Tim + 6 Euro Gebühr + ca. 25 Euro Pauschalsteuer.

Ersparnis: Immer noch massiv gegenüber einer normalen Gehaltserhöhung.

Achtung: Die „Mahlzeit-Regel“

Ein paar Regeln gibt es, die die App aber prüft:

1. Es darf kein Alkohol sein (Bier wird rausgerechnet).
2. Non-Food (Zahnpasta, Deo) wird rausgerechnet.
3. Man darf nicht im Urlaub einreichen (nur an Arbeitstagen).

Da Hrmony die Prüfung übernimmt („Audit-Sicherheit“), bin ich als Chef aus der Haftung raus. Wenn das Finanzamt prüft, zeigt Hrmony die geprüften Belege vor. Ich habe damit null Arbeit.

Mein Fazit

Hrmony (oder Konkurrenten wie Pluxee / Lunchit) ist für mich die perfekte Ergänzung zur Edenred-Karte.

• Edenred (50 €): Wird am Monatsanfang aufgeladen. Tim fühlt sich reich.
• Hrmony (108 €): Tim kriegt am Monatsende Geld zurück für das, was er eh gegessen hat.

In Summe sind das fast 160 Euro netto, die Tim jeden Monat mehr in der Tasche hat, ohne dass ich mich dumm und dämlich an Steuern zahle.
Und ganz ehrlich: Nichts hebt die Stimmung im Team mehr als die Gewissheit: „Chef zahlt mein Mittagessen.“
Nutzt ihr solche Benefits schon oder lasst ihr eure Mitarbeiter noch hungern? 😉